Vantaan Lastentarhanopettajat ry:n tietosuojaseloste

29.05.2018

Vly:n tietosuojaseloste

Lähde: OAJ:n tietosuojaseloste

1. Johdanto

Päivitetty 25.5.2018

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Vantaan Lastentarhanopettajat (VLY) ry. on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme jäsensuhteesi aikana ja sen jälkeen.

“Henkilötiedolla” tarkoitamme kaikkea sellaista tietoa, jonka avulla voimme tunnistaa ja yksilöidä sinut.

“Arkaluonteinen tieto”viittaa mihin tahansa tietoon, josta ilmenee etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Arkaluonteisia ovat myös muun muassa henkilön terveydentilaa koskevat tiedot. VLY voi käsitellä arkaluonteisia henkilötietojasi ainoastaan jäljempänä eritellyissä tilanteissa.

Henkilötietojen “käsittelyllä” tarkoitetaan mm. tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä.

”Rekisterinpitäjä” tarkoittaa tahoa, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. OAJ on jäsentensä henkilötietojen rekisterinpitäjä. VLY toimii jäsentietojen ylläpitäjänä.


2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

VLY käsittelee henkilötietojasi ammattiliittotoimintaan liittyvän laillisen toiminnan mukaisesti Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 9.2(d) artiklan nojalla seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

Jäsenrekisterin ylläpito. Jäsenistön henkilötiedoista koostuva rekisteri on OAJ:n hallinnoimien henkilötietojen pääasiallinen lähde, ja siihen tallennettuja perustietoja käytämme muiden käsittelytarkoituksien yhteydessä. Jäsenrekisterin ylläpitämiseksi käsittelemme henkilö- ja yhteystietoja ja jäsen-, ammatti- ja palvelussuhdetietoja. OAJ ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa, johon merkitään jäsenten täydellinen nimi ja osoite.

Edunvalvonta. VLY:n:n toiminnan lähtökohtana on varhaiskasvatuksessa toimivan jäsenistön edunvalvonta ja aseman parantaminen. Tämän tehtävän toimittamiseksi VLY käsittelee erityisesti jäsentensä ammatti- ja palvelussuhdetietoja.
Jäsenyyteen liittyvien asioiden hoito. VLY käsittelee keräämiään henkilötietoja jäsenasioiden ja jäsensuhteen ylläpitämisen vuoksi. Jäsenyysasioihin sisältyvät maksuliikennetiedot.

Jäsentilaisuuksien järjestäminen. VLY käsittelee jäsenistönsä henkilötietoja järjestääkseen koulutus- ja virkistystapahtumia.

Kyselyiden ja tilastojen laatiminen sekä palvelujen kehittäminen. Vly laatii jäsenistönsä tueksi ja palvelujensa kehittämiseksi erilaisia kyselyitä ja tilastoja, joiden toteuttamiseksi se käsittelee jäsenistönsä henkilötietoja.

Järjestön viestinnän toteuttaminen. Vly käsittelee jäsenten yhteystietoja sisäisen viestinnän toteuttamiseksi.

3. Käsittelemämme henkilötiedot

VLY käsittelee tässä tietosuojaselosteessa vain kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää tarkemmin, mitä tietoja jäsenistä käytetään missäkin tilanteessa.

Näitä tietoja ovat jäsenten antamat tai muuten tunnistavat tiedot:

Henkilötiedot, kuten nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus sekä kielitiedot
Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollinen turva- tai luovutuskielto
Jäsentiedot, kuten jäsennumero, jäsenyydet OAJ:n jäsenorganisaatioissa, jäsenetutiedot, tieto mahdollisesta rinnakkaisjäsenyydestä ja työttömyyskassan jäsenyydestä, tieto jäsenluokasta, tiedot tapahtumiin osallistumisesta sekä järjestö- ja luottamustehtävät
Ammattitiedot, kuten opiskelu- ja tutkintotiedot sekä erityisosaamisalueet
Palvelussuhdetta koskevat tiedot, kuten työnantaja-, työpaikka-, tehtävänimike-, toimiasema-, työhistoria- sekä sopimusalatiedot
Jäsenmaksutiedot, kuten jäsen- ja yhdistysmaksut sekä perintävaltuutustieto
Työnantajien ja työpaikkojen yhteyshenkilöt
Yhteydenottojen käsittelytiedot, kuten jäsenen itse toimittamat muut tiedot, muun muassa tiedot erimielisyysasioista.
Muiden kuin jäsenten, esimerkiksi luottamusmiesten, käsiteltävät tiedot rajoittuvat henkilöiden yhteys- ja luokitustietoihin, joita ovat ammattiala, koulutusaste ja koulutusala.


4. Henkilötietojen lähteet

Jäsenrekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään, joko sähköisesti tai puhelimitse. Myös jäsenyhdistys (VLY) voi päivittää jäsenen yhteystietoja ja tehtäviä. Tiedot luottamusmiehistä saadaan Julkisalan Koulutettujen Neuvottelujärjestö JUKO ry:ltä ja jäseniltä.

Työsuojeluorganisaatioiden tiedot saadaan jäseniltä.

Päiväkotien yhteysopettajien tiedot saadaan jäseniltä. Massiivinen yhteysopettajatietojen kerääminen ilmoitetaan erikseen.

5. Arkaluonteisia henkilötietoja

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, sekä geneettisiä ja biometrisiä tietoja tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Ammattiliiton jäsenyyden käsittely on sallittu ainoastaan ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä. Käsittely saa koskea ainoastaan liiton nykyisiä ja entisiä jäseniä. Muiden arkaluonteisten tietojen käsittely on sallittu ainoastaan, jos käsittely on tarpeen velvoitteiden noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan tai sosiaalisen suojelun alalla, tai jäsenen nimenomaisella suostumuksella. OAJ käsittelee ainoastaan OAJ:n nykyisten ja entisten jäsenten ammattiliiton jäsenyyteen koskevia tietoja.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

OAJ voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos olet antanut siihen suostumuksesi. OAJ käsittelee henkilötietojasi luottamuksellisesti eikä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

- Niille OAJ:n jäsenyhdistyksille, joihin kuulut ja jotka toimivat OAJ:n kanssa yhteisrekisterinpitäjänä jäsenasioiden hoitamiseksi
- Luottamusmiehille ja työsuojeluvaltuutetuille edunvalvonnan toteuttamiseksi

OAJ jäsenrekisterin ylläpitäjänä siirtää henkilötietoja seuraaville kolmansille osapuolille:
- OAJ:n jäsenyhdistykset (VLY)
- työnantajat
- luottamusmiehet, työsuojeluvaltuutetut
- JUKO
- Akava
- pankit

7. Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsyä henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi siihen oikeus.

8. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi. Voimassa oleva lainsäädäntö turvaa sinulle esimerkiksi tällaiset oikeudet:

- Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi.

- Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että keräämissämme tiedoissa ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos oletat, että tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

- Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

- Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

9. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa, kuten kirjanpitolaissa.

Tiedot jäsenyydestä eronneista tai erotetuista säilytetään pakottavan lainsäädännön ja erillisen arkistointikäytännön mukaisesti, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen.

Kun tietojen säilyttämiseen ei ole lainmukaista tarvetta, tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.


10. Evästeiden käyttö

Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja niitä käytetään tunnistamaan ja laskemaan sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

OAJ kehittää jatkuvasti tietosuojakäytäntöjään, minkä vuoksi se voi aika ajoin muuttaa omaa tietosuojaselostettaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. VLY tiedottaa näistä muutoksista jäsenistöään.


12. Ylläpitäjä ja yhteystiedot

VLY on henkilötietojesi ylläpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:

Vantaan Lastentarhanopettajat (VLY) ry.

vantaanltot@gmail.com

29.05.2018Vantaan Lastentarhanopettajat ry:n tietosuojaseloste
25.10.2019Jäsentietojen muutos
08.05.2017Kannanotot löytyvät: Uutiset > kannanotot